Các giám đốc điều hành của PR thường sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, video, bài viết,.. để truyền đạt câu chuyện thương hiệu, bao gồm ý tưởng, sản phẩm hoặc thành tích, nhằm tiếp cận đối tượng mục tiêu, thu hút sự chú ý và thay đổi nhận thức của họ về công ty. Hãy cùng chúng tôi khám phá các kỹ năng của người làm pr qua bài viết dưới đây nhé.
PR là gì?
Theo tin tức từ KJC, PR là viết tắt của “Quan hệ Công chúng”. Đây là một tập hợp các kỹ thuật và chiến lược liên quan đến việc quản lý thông tin về một cá nhân, tổ chức hoặc công ty, được phổ biến đến công chúng, đặc biệt là qua các phương tiện truyền thông. Mục tiêu của PR là tạo dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong cộng đồng, đối tác, dư luận,.. PR cũng bao gồm giải quyết vấn đề, quản lý khủng hoảng và quản lý rủi ro.
PR là một chuyên ngành riêng biệt, nhưng có nhiều đặc điểm chung với một số chuyên ngành khác, chẳng hạn như tiếp thị, truyền thông và quảng cáo. Mặc dù trách nhiệm trong các lĩnh vực này tương tự nhau, nhưng một số khía cạnh của quan hệ công chúng đã tạo nên sự khác biệt và khiến nó trở thành một lĩnh vực độc đáo.
Vai trò của kỹ năng PR trong tổ chức
Theo tham khảo từ những người tham gia KJC MM88, kỹ năng của người làm PR ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và sự phát triển của tổ chức. Một chuyên viên PR giỏi sẽ mang lại nhiều giá trị:
- Xây dựng thương hiệu và hình ảnh: Người làm PR tạo ra thông điệp tích cực, khẳng định giá trị cốt lõi và định vị thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Đây là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển lâu dài.
- Kết nối với công chúng: PR giúp tổ chức gần gũi và gắn bó hơn với cộng đồng. Thông qua sự kiện, truyền thông xã hội hoặc chiến dịch CSR, PR xây dựng lòng tin và sự đồng cảm từ công chúng.
- Quản lý khủng hoảng: Khi doanh nghiệp gặp sự cố truyền thông, người làm PR chính là “tuyến phòng thủ” đầu tiên. Khả năng xử lý nhanh nhạy, khéo léo sẽ giảm thiểu tác động tiêu cực và khôi phục hình ảnh doanh nghiệp.
- Hỗ trợ hoạt động kinh doanh: Chiến lược PR tốt góp phần tạo ra môi trường thuận lợi để hoạt động bán hàng, marketing và hợp tác phát triển dễ dàng hơn.
Mô tả công việc cụ thể của PR
- Xây dựng kế hoạch toàn diện và thực hiện các chiến lược PR
- Phối hợp với các phòng ban/bộ phận liên quan để triển khai hiệu quả
- Nghiên cứu, chuẩn bị và phân phối thông cáo báo chí tới các phương tiện truyền thông mà công ty nhắm tới
- Chủ động liên hệ hoặc trả lời các câu hỏi về công ty cho giới truyền thông, nhà báo, v.v. Phối hợp quan hệ với các cơ quan truyền thông và báo chí.
- Thực hiện rà soát nội dung các tạp chí nội bộ, các bài phát biểu thường dùng và các báo cáo định kỳ
- Tham gia tổ chức các sự kiện như họp báo, khai giảng, tiệc sinh nhật, v.v.
- Thực hiện và giám sát quá trình sản xuất các tài liệu cho hoạt động PR như hình ảnh, video, tờ rơi, gian hàng, tập gấp, v.v.
- Theo dõi và giao tiếp với người dùng trên các nền tảng mạng xã hội, đồng thời kiểm soát những hiểu lầm và thông tin sai lệch về công ty.
- Tham gia thường xuyên các sự kiện cộng đồng. Tận dụng các nguồn lực của PR, chẳng hạn như tài trợ, tình nguyện, v.v.
Quá trình tạo ra một kế hoạch PR hoàn chỉnh
Bước 1: Xác định mục tiêu của mối quan hệ: Mục tiêu chiến lược phải rõ ràng, cụ thể và phù hợp với sứ mệnh hiện tại của công ty. Ví dụ: cải thiện hình ảnh thương hiệu và nâng cao nhận thức của công chúng.
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu của bạn: Doanh nghiệp sẽ xác định đối tượng mục tiêu cần tác động và giao tiếp. Do đó, việc trả lời những câu hỏi sau là rất quan trọng:
- Những người tham gia vào công ty là ai?
- Ai bị ảnh hưởng bởi các vấn đề kinh doanh?
- Ai được lợi/mất lợi từ mối quan hệ này?
Bước 3: Phát triển chiến lược cho từng mục tiêu và cột mốc: Khi xây dựng chiến lược, các công ty cũng phải tiến hành nghiên cứu và lựa chọn cách tiếp cận vấn đề để đạt được mục tiêu. Các chiến lược này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc truyền tải thông điệp và phương pháp truyền thông.
Bước 4: Tạo chiến thuật cho chiến lược nhắm mục tiêu: Sau khi xác định được mục tiêu và chiến lược phù hợp, công ty phải xây dựng một chiến lược phù hợp để truyền tải thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu. Để lựa chọn được chiến lược phù hợp và hiệu quả, cần phải thử nghiệm và nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, cần nhanh chóng điều chỉnh và sửa đổi chiến lược trước khi sửa đổi chiến lược đã đề xuất trước đó.
Bước 5: Đặt ngân sách: Các công ty phải xác định ngân sách cụ thể để thực hiện công việc, chẳng hạn như chi phí thuê mặt bằng, vận chuyển, công cụ, tài liệu, hình ảnh, v.v. Ngân sách phải được phân bổ hợp lý cho các mục tiêu đã đề ra trước đó.
Bước 6: Kế hoạch hành động: Một kế hoạch hành động cụ thể là một phần không thể thiếu của chiến lược PR toàn diện. Khi xây dựng kế hoạch, hãy đảm bảo nó bao gồm các kênh truyền thông mà công ty sẽ sử dụng cho chiến dịch PR. Liệt kê các nguồn lực cần thiết và phù hợp cho chiến dịch PR.
Bước 7: Đo lường và Đánh giá: Sau khi triển khai chiến dịch PR, giai đoạn đo lường và đánh giá đặc biệt quan trọng. Nó cho phép các công ty phân tích phản hồi và ý kiến của cộng đồng, bất kể mục tiêu ban đầu có đạt được hay không. Từ đó, họ có thể phân tích kết quả đạt được và những thất bại để cải thiện chiến lược trong tương lai.
Các kỹ năng của người làm pr
Linh hoạt với xu hướng mới
Những người hành nghề PR phải linh hoạt và chú ý đến các xu hướng mới trong lĩnh vực của mình, bao gồm các phương pháp tiếp cận đối tượng mục tiêu, nền tảng truyền thông xã hội mới, công nghệ mới, v.v.
Việc cập nhật các xu hướng mới cho phép các chuyên gia PR áp dụng các chiến lược PR mới nhất và hiệu quả nhất vào doanh nghiệp của họ. Điều này cũng cho phép họ phản ứng nhanh chóng với những thay đổi và tình hình mới trong ngành, sẵn sàng thích ứng với các xu hướng mới.
Có nhiều kinh nghiệm
Các chuyên gia PR phải có kinh nghiệm sống sâu rộng để hiểu rõ hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu cũng như nguyện vọng của khách hàng, đối tác và cộng đồng mà họ phục vụ. Trong lĩnh vực PR, việc thấu hiểu và giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau là điều thiết yếu. Họ phải có khả năng lắng nghe và thấu hiểu quan điểm, giá trị và xu hướng của từng đối tượng để xây dựng các chiến lược PR phù hợp.
Kinh nghiệm dày dặn cũng giúp các học viên PR giao tiếp và tương tác tốt hơn với các đối tác, khách hàng và cộng đồng của họ, đồng thời trở nên nhạy bén hơn với các vấn đề và thách thức mà đối tượng của họ gặp phải.
Kỹ năng viết và sáng tạo
Là một phần công việc tại PR, nhân viên được yêu cầu viết thông cáo báo chí và bài viết về PR. Điều này đòi hỏi những người làm việc trong lĩnh vực này phải có khả năng viết, xây dựng câu chuyện thương hiệu và sáng tạo trong việc tạo ra các bài viết PR độc đáo, không đơn điệu và nhàm chán.
Làm việc trong lĩnh vực PR đồng nghĩa với việc thổi hồn vào thương hiệu, làm cho nó trở nên sâu sắc, ý nghĩa và có sức ảnh hưởng đến khách hàng. Do đó, kỹ năng viết tốt, khả năng sáng tạo tuyệt vời và gu năng động mạnh mẽ là chìa khóa thành công của các hoạt động PR.
Kỹ năng giao tiếp
Với tư cách là nhóm đại diện cho suy nghĩ và ý tưởng của tập thể trước công chúng, độc giả và người nghe, các thành viên PR phải có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, văn bản và lắng nghe tuyệt vời.
Ngoài ra, họ phải biết cách giao tiếp hiệu quả để thông điệp của mình được hiểu rõ ràng và chính xác, tránh những hiểu lầm gây tổn hại đến hình ảnh của công ty. Họ phải biết cách sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau để giao tiếp và truyền tải thông điệp.
Kỹ năng làm việc nhóm
Các dự án thường được thực hiện theo nhóm, với sự hợp tác của nhiều thành viên, phòng ban và bộ phận. Ở giai đoạn này, làm việc nhóm cho phép nhân viên PR giao tiếp và làm việc hiệu quả, đồng thời nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hơn nữa, làm việc nhóm cho phép họ học hỏi từ các thành viên khác trong nhóm, phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực.
Để làm được điều này, họ phải biết lắng nghe và thể hiện cái tôi đúng lúc để bày tỏ quan điểm một cách khách quan và mang tính xây dựng. Kỹ năng này cũng giúp họ giải quyết xung đột và bất đồng hiệu quả hơn.
Làm việc theo kế hoạch
Kế hoạch PR là bản tóm tắt các hoạt động cụ thể mà người thực hành PR dự định thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hành động và các chỉ số thành công.
Làm việc theo kế hoạch cho phép nhân viên PR dự đoán kết quả công việc, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động của PR được hoàn thành đúng hạn và đạt được mục tiêu. Kế hoạch PR cũng giúp nhân viên PR quản lý hiệu quả các nguồn lực, chẳng hạn như ngân sách và nguồn nhân lực.
Tuy nhiên, việc tuân thủ kế hoạch không có nghĩa là các chuyên gia PR cứng nhắc và không điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Khi triển khai kế hoạch PR, họ phải đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo các hoạt động PR của mình phù hợp với điều kiện và nhu cầu hiện tại của thị trường.
Sự kiên trì, sự kiên trì
Trong lĩnh vực PR, thành công thường là kết quả của một quá trình dài, đòi hỏi sự kiên trì và bền bỉ để thực hiện các chiến lược và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Người thực hành PR phải kiên trì xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác và giới truyền thông. Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự kiên nhẫn để xây dựng niềm tin và uy tín với khách hàng.
PR là một ngành năng động và không ngừng phát triển. Do đó, ngành này không phù hợp với những người tìm kiếm sự ổn định. Ngược lại, ngành này lý tưởng cho những người tìm kiếm sự năng động và tự do.
Kỹ năng ứng phó tình huống
Khả năng xử lý tình huống linh hoạt và nhạy bén là điều thiết yếu đối với nhân viên PR. Tại nơi làm việc, các tình huống khẩn cấp và khủng hoảng truyền thông có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Điều này đòi hỏi nhân viên PR phải có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và phù hợp dựa trên các nguyên tắc chiến lược và chiến thuật rõ ràng.
Lưu ý khi rèn luyện kỹ năng PR
Người làm PR không chỉ cần kiến thức mà còn phải thường xuyên trau dồi, rèn luyện:
- Luôn cập nhật xu hướng truyền thông mới: Công nghệ, mạng xã hội, hành vi người dùng thay đổi liên tục.
- Học cách lắng nghe: Đặt mình vào vị trí công chúng để hiểu và đáp ứng đúng nhu cầu.
- Giữ vững đạo đức nghề nghiệp: Minh bạch, trung thực và tôn trọng sự thật là nguyên tắc sống còn.
- Làm việc nhóm hiệu quả: PR hiếm khi là công việc cá nhân, mà cần sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác.
- Thực hành nhiều hơn lý thuyết: Tham gia dự án, thực tập và hoạt động xã hội sẽ giúp nâng cao kỹ năng thực tế.
Nguyên tắc PR là truyền tải đúng thông điệp đến đúng đối tượng. Để xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực, các công ty phải lựa chọn ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, đồng thời tạo ra những thông điệp đáp ứng mong muốn và kỳ vọng của khách hàng. Hãy nhớ xây dựng một câu chuyện thương hiệu độc đáo, phù hợp và chân thực. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về các kỹ năng của người làm pr.
