Trong quá trình tìm việc, không phải lúc nào ứng viên cũng sẵn sàng hoặc phù hợp để tham gia mọi buổi phỏng vấn được mời. Có những thời điểm, vì nhiều lý do khác nhau, bạn cần từ chối lời mời phỏng vấn. Tuy nhiên, việc từ chối như thế nào để vẫn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp, lịch sự và không gây hiểu lầm với nhà tuyển dụng là điều không phải ai cũng biết. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ khi nào nên từ chối phỏng vấn, nên phản hồi qua kênh nào, cách từ chối phỏng vấn tinh tế và những lưu ý quan trọng để duy trì uy tín cá nhân trong mắt nhà tuyển dụng.
Khi nào nên/cần từ chối lời mời phỏng vấn?
Theo KJC, việc từ chối lời mời phỏng vấn không phải là hành động tiêu cực nếu xuất phát từ những lý do chính đáng. Trên thực tế, ứng viên có thể cân nhắc từ chối phỏng vấn trong nhiều trường hợp khác nhau, chẳng hạn như:
- Bạn đã chính thức nhận việc tại một doanh nghiệp khác với điều kiện phù hợp hơn.
- Kế hoạch cá nhân hoặc định hướng nghề nghiệp thay đổi so với thời điểm nộp CV.
- Sau khi tìm hiểu kỹ, bạn nhận thấy công ty hoặc vị trí không phù hợp với mục tiêu dài hạn.
- Môi trường làm việc bị đánh giá tiêu cực, tồn tại nhiều dấu hiệu “red flag”.
- Yêu cầu công việc quá cao hoặc quá thấp so với năng lực và kinh nghiệm hiện tại.
- Công ty có dấu hiệu khó khăn về tài chính, chế độ đãi ngộ không rõ ràng.
- Lời mời phỏng vấn đến từ đối thủ cạnh tranh trực tiếp, có thể ảnh hưởng đến công việc hiện tại.
- Đã tham gia các vòng phỏng vấn trước đó nhưng không còn hứng thú với vị trí.
- Khoảng cách địa lý, thời gian di chuyển hoặc điều kiện làm việc không phù hợp.
Dù lý do là gì, ứng viên cũng nên chủ động phản hồi và từ chối một cách lịch sự. Việc im lặng hoặc nhận lời nhưng không đến phỏng vấn có thể gây ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng, đồng thời làm giảm hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.
Kênh phản hồi cho nhà tuyển dụng khi không đến phỏng vấn
Khi quyết định không tham gia phỏng vấn, ứng viên nên lựa chọn kênh phản hồi phù hợp để thông báo kịp thời cho nhà tuyển dụng. Hiện nay, có hai hình thức phổ biến và được đánh giá cao:
- Phản hồi qua điện thoại: Nếu nhà tuyển dụng gọi trực tiếp để mời phỏng vấn, bạn có thể từ chối ngay trong cuộc gọi hoặc xin thêm thời gian suy nghĩ rồi gọi lại. Cách này nhanh chóng nhưng đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp.
- Phản hồi qua email: Đây là hình thức được nhiều ứng viên lựa chọn vì có thời gian cân nhắc câu chữ, trình bày rõ ràng lý do và giữ được sự chuyên nghiệp.
Không đến phỏng vấn, phản hồi nhanh và đúng cách giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lại lịch trình.
Cách từ chối lời mời phỏng vấn tinh tế và lịch sự
Theo tham khảo từ những người tham gia KJC JUVENTUS, từ chối phỏng vấn khéo léo không chỉ giúp bạn giữ được thiện cảm mà còn thể hiện kỹ năng giao tiếp và thái độ chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng hình thức.
Từ chối phỏng vấn qua điện thoại
Khi nhận cuộc gọi mời phỏng vấn, bạn nên:
- Giữ thái độ tích cực, lắng nghe đầy đủ thông tin từ nhà tuyển dụng.
- Không ngắt lời hay từ chối ngay lập tức khi chưa nghe hết nội dung.
- Phản hồi nhẹ nhàng, thể hiện sự trân trọng cơ hội được mời phỏng vấn.
Một số cách diễn đạt phù hợp:
- “Em rất cảm ơn anh/chị đã liên hệ và trao cơ hội. Tuy nhiên, hiện tại em đã nhận công việc khác nên không thể tham gia phỏng vấn. Mong anh/chị thông cảm.”
- “Anh/chị có thể gửi thêm thông tin qua email giúp em được không ạ? Em xin phép phản hồi sớm nhất.”
Lưu ý: Nếu chưa sẵn sàng từ chối ngay, bạn có thể xin thêm thời gian và phản hồi sau qua email.
Từ chối phỏng vấn qua email
Email từ chối phỏng vấn cần đảm bảo các yếu tố:
- Trả lời đúng email mời phỏng vấn để tránh thất lạc thông tin.
- Tuân thủ cấu trúc email chuyên nghiệp: tiêu đề, lời chào, nội dung, chữ ký.
- Mở đầu bằng lời cảm ơn vì đã được xem xét hồ sơ và mời phỏng vấn.
- Nêu lý do ngắn gọn, không quá chi tiết hoặc nhạy cảm.
- Thể hiện sự tiếc nuối và mong muốn giữ liên hệ trong tương lai.
Lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn
- Phản hồi sớm: Tốt nhất trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được lời mời.
- Ngôn ngữ lịch sự, trung lập: Tránh dùng từ ngữ cảm tính hoặc tiêu cực.
- Không giải thích quá chi tiết: Giữ thông tin ở mức cần thiết.
- Thể hiện sự trân trọng: Luôn cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian.
- Giữ hình ảnh chuyên nghiệp: Một lời từ chối khéo léo có thể mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.
Mẫu email từ chối phỏng vấn
Mẫu email từ chối phỏng vấn cơ bản
Tiêu đề: Phản hồi lời mời phỏng vấn – [Họ tên]
Kính gửi: [Tên nhà tuyển dụng/Công ty]
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời tôi tham gia phỏng vấn vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, vì lý do cá nhân, tôi xin phép không thể tham dự buổi phỏng vấn lần này.
Rất mong anh/chị thông cảm. Chúc quý công ty tuyển dụng thành công.
Trân trọng,
[Họ tên]Mẫu email từ chối vì đã nhận công việc khác
Tiêu đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn
Kính gửi: [Tên nhà tuyển dụng]
Tôi rất trân trọng cơ hội phỏng vấn tại quý công ty. Tuy nhiên, hiện tại tôi đã nhận lời mời làm việc khác nên xin phép được từ chối buổi phỏng vấn sắp tới.
Hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác cùng quý công ty trong tương lai.
Mẫu email tiếng Anh
Dear [Name],
Thank you very much for your invitation. I truly appreciate your time and consideration. However, I have recently accepted another job offer and will not be able to attend the interview.
Best regards,
[Your Name]Nắm vững cách từ chối phỏng vấn không chỉ giúp bạn tránh hiểu lầm mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Đây là kỹ năng quan trọng trong hành trình phát triển sự nghiệp, giúp bạn xây dựng hình ảnh cá nhân tích cực và bền vững trong môi trường lao động hiện đại.
